Seja na vida profissional ou pessoal, conseguir concluir todas as tarefas com o menor esforço possível é uma vontade de todos, não é mesmo? Às vezes 24h não parecem ser o suficiente para realizar a infinidade de demandas que já existem e que não param de surgir. Se você acessou o nosso Blog com o intuito de aprender a gerenciar melhor o seu tempo para ser mais produtivo, você deve continuar essa leitura até o final!
O que significa ser produtivo?
Estar ocupado o tempo todo não é, definitivamente, sinônimo de ser produtivo, embora muitos acreditem que sim. Na verdade, estar atolado de tarefas pode significar que você não está planejando e priorizando as atividades e o seu tempo corretamente e, por isso, está sempre ocupado. É justamente essa sobrecarga que impacta diretamente na qualidade das entregas e no cumprimento dos prazos estabelecidos.
Mas, voltando à pergunta principal: ser produtivo significa ter uma ótima gestão de tempo visando realizar todas as tarefas planejadas para o dia, com menos esforços empregados e com uma qualidade de serviço incrível. Matematicamente falando podemos criar a equação de tempo + recursos ÷ tempo = produtividade.
Gestão de tempo: o que é?
Assim como a produtividade, uma boa gestão de tempo requer compromisso com as prioridades estabelecidas. Definir as tarefas a serem executadas no dia, semana ou projeto é crucial. Imagine que você tem dois projetos: um com prazo de 3 dias e outro com prazo de 10 dias. Se você começar pelo projeto de 10 dias e, quando perceber, já se passaram 2 dias, o tempo disponível para se dedicar ao projeto será reduzido drasticamente e a qualidade do trabalho pode ser comprometida, pois você perdeu tempo.
O autoconhecimento é um aliado gigantesco para a gestão de tempo: entender os seus picos de energia e entender quanto esforço tal trabalho exige de você, sendo assim, fica fácil distribuir o seu tempo de forma mais sábia.
No NeoCode Activities, tempo um recurso que se chama Gestão de Foco. Essa ferramenta auxilia os gestores a acompanharem quanto tempo é dedicado em cada projeto e identificar a prioridade correta para alocar o tempo dos colaboradores.
Aspectos que afetam a produtividade
Existe uma série de fatores que afetam diretamente – ou não – a produtividade. Muitos deles podem passar despercebidos na rotina. Por isso, entender quais problemas podem surgir e como prevenir é imprescindível para atingir bons resultados.
O Caos da Desorganização
Quando a semana começa e as prioridades estão uma bagunça, é fácil se sentir perdido logo de cara. Sem organização, qualquer tarefa, por mais importante que seja, acaba sendo deixada de lado por outras menos urgentes, e aí você passa o dia todo apagando incêndios.
Distrações: o Vilão da Produtividade
As distrações estão sempre à espreita, e o celular é um dos maiores culpados. Você sabia que as pessoas chegam a pegar seus celulares mais de 200 vezes por dia? É muita distração! Imagine como a produtividade poderia aumentar se conseguíssemos evitar esses desvios de foco.
Calcule quanto tempo e dinheiro sua empresa gasta com as distrações:
A Mito do Multitarefa
Muita gente acha que fazer várias coisas ao mesmo tempo, é super produtivo, mas, na verdade, ser multitasking pode ser um inimigo da eficiência. Quando tentamos fazer muitas coisas ao mesmo tempo, nossa atenção se divide e acabamos demorando mais para concluir as tarefas.
Sobrecarga: Quando o Trabalho Vira um Pesadelo
Ter muitas tarefas para fazer pode ser, de fato, muito estressante. Quando estamos sobrecarregados, fica difícil se concentrar em uma coisa só, sabendo que há milhares de outras esperando por nós. Isso sem falar na exaustão física e emocional que a sobrecarga de trabalho pode causar.
Dicas para ser mais produtivo
Para finalizar, que tal algumas dicas práticas para melhorar sua gestão de tempo e produtividade? Mas antes de tudo, é importante se conhecer bem, saber o que é importante para você e o que busca na vida, pois isso ajuda a otimizar sua rotina e produzir mais e melhor, com menos esforço.
PLANEJE SUA ROTINA
Tudo começa com um bom planejamento. Organize suas tarefas por ordem de prioridade e estabeleça metas e prazos para alcançá-las. Isso ajuda a evitar a procrastinação e a usar seu tempo de forma mais inteligente.
DEFINA OBJETIVOS E METAS
Estabeleça objetivos claros e metas específicas, com prazos definidos. Isso ajuda a manter o foco e a motivação para alcançar seus objetivos.
EVITE DISTRAÇÕES – RECEBA ALERTAS DE DISTRAÇÃO
Identifique as principais distrações que podem atrapalhar seu dia a dia, como o celular ou redes sociais, e evite-as durante o trabalho. Em outras palavras, reserve momentos específicos para verificar mensagens e e-mails.
DELEGUE TAREFAS
Não tente fazer tudo sozinho. Delegue tarefas sempre que possível para desafogar sua agenda e garantir que as atividades sejam realizadas com agilidade e qualidade.
SAIBA DIZER NÃO
Aprenda a dizer “não” para atividades que não são prioritárias ou que podem ser feitas por outra pessoa. Isso ajuda a manter o foco nas tarefas mais importantes.
GERENCIE SUAS DEMANDAS
Priorize suas tarefas de acordo com a urgência, importância e dificuldade de cada uma. Isso ajudará na melhor distribuição seu tempo e energia ao longo do dia.
CRIE RECOMPENSAS – COM A GAMIFICAÇÃO DO ACTIVITIES
Estabeleça pequenas recompensas para si após concluir cada tarefa importante. Essa prática ajuda a manter a motivação e a produtividade ao longo do dia.
PARE ANTES DA EXAUSTÃO
Não espere até você estar exausto para parar de trabalhar. Pare enquanto você ainda está com energia para aproveitar seu tempo livre e descansar.
Para concluir:
O NeoCode Activities é o parceiro ideal para turbinar a produtividade da sua equipe! Com ele, você pode monitorar as atividades dos colaboradores em tempo real, categorizando tudo e analisando o desempenho detalhadamente.
Além disso, o Activities oferece truques para auxiliar na gestão de tempo, como identificar padrões de comportamento e sugerir uma melhor distribuição de tarefas.
Com essa ferramenta, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria, aumentar a eficiência operacional e garantir que todos estejam focados no que realmente importa. Teste grátis agora mesmo!
