Investir em um software de produtividade, gestão e monitoramento é essencial para resolver problemas comuns como alocação de tempo ineficiente e distrações excessivas. O descontentamento com a eficiência da equipe pode ser um sinal de que é hora de adotar ferramentas que potencializem o desempenho. O NeoCode Activities se destaca como uma solução eficaz, oferecendo recursos que ajudam a transformar a gestão de produtividade e a evitar o microgerenciamento.

Como evitar o microgerenciamento sem perder o controle da equipe?

Os malefícios do microgerenciamento afetam não só os colaboradores que se sentem sob pressão contínua e desencorajados do próprio potencial, mas também os líderes. Tentar “dar conta” de tudo acaba fazendo com que não sobre tempo para fazer de fato a gestão. 

Saber delegar tarefas e confiar no processo estruturado é necessário. Porém, como fazer o acompanhamento da equipe e dos processos de maneira saudável? Investindo em ferramentas de monitoramento que analisam o comportamento dos colaboradores e entregam relatórios e gráficos e até mesmo alertas em caso de desvios de comportamento.

Como implementar um software de monitoramento corretamente? 

O posicionamento dos colaboradores que ouvem de seus gestores que a empresa irá adotar métodos de monitoramento é, em grande maioria, negativo. Quando existe uma implementação sem que haja antes uma comunicação transparente é comum existir resistência e oposição. 

Defina claramente o motivo para monitorar os computadores e explique ao time quais informações serão coletadas. Isso aumenta a colaboração e o engajamento com os princípios da empresa.

Autonomia e responsabilidade: o painel de informações para o colaborador 

O incentivo de uma cultura comportamental que agrega autonomia na melhoria do próprio desempenho é um grande diferencial que só nossos clientes podem se orgulhar de ter. Contamos com um sistema de hierarquia que permite ao usuário ter acesso ao próprio dashboard. Nele, é possível analisar de maneira intuitiva os pontos de melhoria a serem implementados, antecipando o feedback. Em outras palavras, é como ter um autofeedback em tempo real.  

O funcionário precisa saber sobre o monitoramento?

Por lei, a empresa tem o direito de manter a segurança e integridade material e dos dados. Os tipos de monitoramento podem incluir câmeras de segurança no ambiente de trabalho, gravações de áudio, geolocalização e vários outros métodos que variam de acordo com o ambiente e trabalho.

Como fazer o acompanhamento secretamente?

No Activities, o monitoramento pode ser feito no modo incógnito, ou seja, o colaborador não precisa saber que possui um software de acompanhamento em seu equipamento de trabalho. O agente fica oculto e não interfere nas atividades do colaborador. Somente o gestor da equipe e o administrador da conta terão acesso aos dados coletados. 

Coleta de Dados: Segurança e Respeito à Privacidade

Respeitar a LGPD é uma obrigação das empresas assim como dos softwares planejados para coletar as informações dos colaboradores. Enfatizar que o NeoCode Activities coleta somente as atividades realizadas nos computadores é, também, enfatizar que prezamos pela segurança da privacidade.

Os indicadores-chave para analisar a produtividade da equipe são entregues de forma que a liderança da empresa tenha uma poderosa ferramenta para uma gama de vantagens, entre elas: aumentar a produtividade, evitar a rotatividade de talentos, melhorar a gestão de tempo e evitar horas extras.

Trabalho presencial também precisa de acompanhamento? 

Mesmo que a busca por ferramentas de acompanhamento tenha crescido devido ao impacto do trabalho remoto, a verdadeira dor dos gestores independe do modelo de trabalho. Em grandes empresas, onde dezenas de gestores são responsáveis por grandes equipes, torna-se impossível mapear os KPIs de forma eficaz.

O sistema de ponto, por exemplo, é algo que afirma a presença dentro do ambiente de trabalho, certo? Mas, quanto tempo é desperdiçado em atividades não relacionadas ao trabalho? E quanto as pausas para o café ou idas infinitas ao banheiro? Essa situação é apenas uma das várias que podem passar despercebidas e afetar diretamente na entrega de demandas e impactar financeiramente a empresa.

É possível burlar o sistema?

A pesquisa por métodos para procrastinar, principalmente no home office, é extensa, e algumas alternativas são bastante criativas. Muitas pessoas recorrem a truques para parecerem ativas e produtivas, mesmo quando não estão realmente trabalhando. Aqui estão algumas das táticas mais comuns:

• Amarrar o mouse ao ventilador: essa técnica simula o movimento contínuo do cursor na tela, fazendo parecer que a pessoa está ativa no computador.

• Colocar um peso no teclado: ao deixar um objeto pressionando as teclas, a ideia é manter o computador ativo, simulando atividade.

• Uso de dispositivos USB: existem dispositivos vendidos especificamente para simular o movimento do mouse, enganando o monitoramento de inatividade.

• Justificativas criativas: muitas vezes, os colaboradores têm que explicar ao chefe por que passaram tanto tempo em uma única tarefa, quando na verdade estavam procrastinando.

Nosso sistema monitora apenas as atividades, sem capturar áudio, gravações de tela ou o que é digitado. Com essas informações, ele fornece insights significativos sobre o desempenho individual e coletivo.

Métodos para engajar a equipe e manter a produtividade

Reconhecimento é o primeiro passo. Tendo em vista que o intuito é incentivar o aumento da produtividade e comprometimento com a cultura da empresa, criamos um recurso chamado Minhas Conquistas. Nele, o usuário que tem acesso ao próprio perfil pode acompanhar seu desempenho e acompanhar algumas métricas como Alta Produtividade, Cumprimento da carga horária e Poucas distrações. Para cada meta estipulada pela empresa e atingida durante a semana, são atribuídos 100 pontos, ou seja, até 300 pontos por semana. A empresa pode definir prêmios como Gift Cards, chocolates, brindes e etc para resgatar após atingir uma pontuação estipulada. O benefício é duplo: funcionários reconhecidos pelo próprio mérito e níveis altos de comprometimento.

Conclusão

Investir em um software de produtividade, gestão e monitoramento, como o NeoCode Activities, é uma estratégia essencial para enfrentar os desafios contemporâneos das equipes de trabalho. A busca por soluções que melhorem a eficiência e reduzam o microgerenciamento é cada vez mais relevante, especialmente em um cenário onde a alocação de tempo e a minimização de distrações são cruciais para o desempenho organizacional.

Para implementar um software de forma eficaz, é essencial comunicar de maneira clara e transparente com os colaboradores, evitando resistências. Valorizar a autonomia e a responsabilidade é fundamental, e oferecer acesso a um painel de informações permite que os colaboradores monitorem seu próprio desempenho, promovendo uma cultura de autofeedback.

Além disso, a conformidade com a LGPD é vital para assegurar que a coleta de dados respeite a privacidade dos funcionários, enquanto o monitoramento adequado pode revelar insights valiosos sobre a produtividade da equipe. Mesmo em ambientes presenciais, o acompanhamento é necessário para identificar desperdícios de tempo e garantir que as equipes estejam operando em seu máximo potencial.

Por fim, o reconhecimento do desempenho individual através de sistemas de premiação, como o recurso “Minhas Conquistas“, não apenas motiva os colaboradores, mas também fortalece o comprometimento com a cultura organizacional. Assim, a adoção de um software de monitoramento não é apenas uma questão de controle, mas uma oportunidade de promover um ambiente de trabalho mais produtivo e engajado.